KFS 2026: dofinansowanie szkolenia z AI dla pracodawcy

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to najprostsza ścieżka dofinansowania szkolenia dla pracodawcy, który chce przeszkolić swój zespół. W 2026 roku Minister wprost wymienił sztuczną inteligencję wśród priorytetów wydatkowania środków — to oznacza, że szkolenie z AI nie wymaga już tłumaczenia, dlaczego akurat ono.

Czym jest KFS i skąd biorą się środki

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy, przeznaczona na kształcenie ustawiczne osób pracujących. Pieniądze rozdzielają powiatowe urzędy pracy — każdy dysponuje własną pulą i ogłasza własne nabory.

To zasadnicza różnica wobec BUR: tam zgłaszasz się do operatora wojewódzkiego, tu do urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności. Terminy naborów, formularze i dodatkowe kryteria ustala każdy urząd osobno, dlatego przed złożeniem wniosku zawsze warto zadzwonić do swojego PUP.

Kto może złożyć wniosek

Wnioskodawcą jest pracodawca — także jednoosobowa działalność gospodarcza zatrudniająca choćby jedną osobę. Środki można przeznaczyć na kształcenie pracowników oraz samego pracodawcy.

Podstawowy warunek: opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku (albo ustawowe zwolnienie z tych składek). Wsparcie obejmuje również osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Ile wynosi dofinansowanie

Poziom wsparcia zależy od wielkości firmy:

• Mikroprzedsiębiorstwa (do 9 osób) oraz podmioty niezatrudniające pracowników — do 90% kosztów kształcenia.
• Pozostali pracodawcy — do 70% kosztów kształcenia.

Niezależnie od tego obowiązuje limit na jednego uczestnika: nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.

Część urzędów wprowadza dodatkowo roczny limit na jednego wnioskodawcę, uzależniony od liczby zatrudnionych — na przykład czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia dla firm do 9 osób i odpowiednio wyższe progi dla większych. To kryterium ustala urząd, więc sprawdź je w regulaminie swojego naboru.

Ze środków KFS można pokryć nie tylko samo szkolenie, ale też opłaty za egzaminy i certyfikację, badania lekarskie i psychologiczne, jeśli są wymagane, oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w trakcie kształcenia.

Dlaczego szkolenie z AI wpisuje się w priorytety 2026

Środki KFS nie są rozdawane dowolnie — wniosek musi mieścić się w jednym z priorytetów. Priorytety ustalane są na trzech poziomach: krajowym (Minister), wojewódzkim i powiatowym.

W 2026 roku jeden z priorytetów Ministra brzmi:

Sztuczna inteligencja jest tu wymieniona wprost. W praktyce oznacza to, że uzasadnienie wniosku nie musi udowadniać, że AI to technologia warta finansowania — wystarczy wykazać, jak konkretnie zespół będzie z niej korzystał w swojej pracy.

I to jest miejsce, w którym wnioski najczęściej przepadają. Zapis „szkolenie z ChatGPT dla działu marketingu” mówi urzędnikowi niewiele. Zapis „skrócenie czasu przygotowania oferty handlowej przez pracę na własnych szablonach i bazie produktowej” opisuje proces, który faktycznie się zmieni.

Pozostałe priorytety Ministra na 2026 rok dotyczą: zarządzania i komunikacji w firmie wraz z przeciwdziałaniem dyskryminacji i mobbingowi, zawodów deficytowych oraz sektora zdrowotnego, opiekuńczego i podmiotów ekonomii społecznej.

Procedura krok po kroku

1. Sprawdź nabór. Wejdź na stronę swojego powiatowego urzędu pracy i znajdź ogłoszenie o naborze wniosków KFS. Nabory bywają krótkie — czasem kilka dni.
2. Ustal zakres szkolenia. Potrzebujesz konkretów: tematyka, liczba godzin, liczba uczestników, forma, cena. U nas wynika to z bezpłatnego audytu potrzeb.
3. Zbierz dokumenty od trenera. Urząd zwykle wymaga programu szkolenia, danych instytucji szkoleniowej i wzoru dokumentu potwierdzającego udział.
4. Złóż wniosek. Opisz w nim, którego priorytetu dotyczy, jaki problem rozwiązuje i po czym poznacie efekt.
5. Poczekaj na rozstrzygnięcie i podpisz umowę z urzędem. Dopiero po tym szkolenie może się odbyć.
6. Zrealizuj szkolenie i rozlicz się — fakturą, listą obecności i dokumentami potwierdzającymi udział.

KFS czy BUR — co wybrać

Obie ścieżki finansują to samo szkolenie, ale działają inaczej.

• KFS — wnioskuje pracodawca do powiatowego urzędu pracy, dofinansowanie do 90% dla mikrofirm, nabory ogłaszane cyklicznie, wybór trenera swobodny.
• BUR — wnioskujesz do operatora w województwie, szkolenie musi być wpisane do Bazy Usług Rozwojowych, procedura dłuższa, ale dostępna też dla osób indywidualnych.

W praktyce: jeśli masz firmę i chcesz przeszkolić zespół, zacznij od KFS. Jeśli szukasz szkolenia dla siebie albo Twój urząd pracy nie ma już środków, sprawdź ścieżkę przez BUR.

Warunki w obu programach zmieniają się co roku, a szczegóły ustala instytucja prowadząca nabór. Ten artykuł opisuje zasady ogólne — decydujące jest zawsze ogłoszenie Twojego urzędu pracy.