Art. 4 AI Act: obowiązek kompetencji AI. Co dokładnie musi zrobić pracodawca

Jeżeli Twoja organizacja korzysta z ChatuGPT, Copilota, Gemini albo dowolnego innego narzędzia opartego na sztucznej inteligencji, obowiązuje Cię art. 4 unijnego AI Act. Nie jest to przepis o technologii. Jest to przepis o ludziach, którzy z niej korzystają.

Co dokładnie mówi art. 4 AI Act

Przepis jest krótki. Dostawcy i podmioty stosujące systemy sztucznej inteligencji mają podejmować środki, aby zapewnić odpowiedni poziom kompetencji w zakresie AI wśród swojego personelu oraz innych osób zajmujących się w ich imieniu działaniem i wykorzystaniem tych systemów.

Trzy słowa są tu najważniejsze. Podmiot stosujący, czyli każdy, kto korzysta z AI w ramach swojej działalności, a nie tylko ten, kto ją tworzy. Personel oraz inne osoby, czyli nie tylko pracownicy na etacie, ale też współpracownicy i podwykonawcy. Odpowiedni poziom, czyli taki, który odpowiada wiedzy technicznej tych osób, ich doświadczeniu oraz kontekstowi, w jakim systemy AI są używane.

Kogo obowiązuje i od kiedy

Art. 4 stosuje się od 2 lutego 2025 r. Nie ma okresu przejściowego ani progu wielkości organizacji. Obowiązek dotyczy tak samo korporacji, jak i jednoosobowej działalności, urzędu gminy, szkoły i kancelarii prawnej.

Nie ma też znaczenia, czy zbudowaliście własny system AI. Wystarczy, że korzystacie z gotowego narzędzia w celach zawodowych. W praktyce dotyczy to niemal każdej organizacji w Polsce, bo pracownicy sięgają po generatywną AI niezależnie od tego, czy pracodawca to formalnie uregulował.

Warto zwrócić uwagę na drugą stronę tego zjawiska. Jeżeli w firmie nikt oficjalnie nie zdecydował o wdrożeniu AI, a pracownicy i tak z niej korzystają prywatnymi kontami, organizacja ponosi wszystkie ryzyka i nie ma żadnej kontroli. Obowiązek z art. 4 nie znika przez to, że o nim nie wiedziano.

Czego przepis nie precyzuje

AI Act nie mówi, ile godzin ma trwać szkolenie, jak często je powtarzać ani jaki dokument trzeba posiadać. To świadoma decyzja ustawodawcy: obowiązek jest proporcjonalny do tego, jak i do czego wykorzystujecie AI.

Inny poziom kompetencji jest potrzebny w zespole, który używa ChatuGPT do redagowania maili, a inny tam, gdzie AI wspiera analizę wniosków obywateli albo preselekcję kandydatów do pracy. Im większy wpływ narzędzia na decyzje dotyczące ludzi, tym wyższe wymagania.

Brak sztywnej normy nie oznacza dowolności. Oznacza, że w razie kontroli to Wy musicie wykazać, że podjęliście adekwatne środki. Dlatego liczy się nie samo szkolenie, ale ślad, który po nim zostaje.

Jak spełnić obowiązek w praktyce

1. Ustal, kto i z czego korzystaZrób prostą inwentaryzację: jakie narzędzia AI są używane, przez kogo i do jakich zadań. Zwykle okazuje się, że lista jest dłuższa niż zakładano.
2. Podziel ludzi na grupyInne kompetencje potrzebuje sekretariat, inne dział HR, inne kadra zarządzająca. Jedno szkolenie dla wszystkich rzadko jest adekwatne.
3. Przeszkol na realnych zadaniachKompetencja oznacza umiejętność wykonania zadania, a nie wysłuchania wykładu. Szkolenie powinno operować na dokumentach i sprawach, które te osoby faktycznie prowadzą.
4. Omów granice i ryzykaHalucynacje, uprzedzenia modelu, ochrona danych osobowych, tajemnica przedsiębiorstwa. To nie jest dodatek do programu, to jego rdzeń.
5. Spisz zasady korzystania z AIKrótki dokument wewnętrzny: z jakich narzędzi wolno korzystać, jakich danych nie wolno wprowadzać, kto weryfikuje wyniki i kto odpowiada za decyzję.
6. Udokumentuj i powtarzajZachowaj listy obecności, certyfikaty i program szkolenia. Narzędzia zmieniają się co kilka miesięcy, więc kompetencje trzeba odświeżać.

Najczęstsze błędy

• Jednorazowa prezentacja dla wszystkich. Godzinny webinar o tym, czym jest AI, nie buduje kompetencji do wykonywania zadań i trudno go obronić jako środek adekwatny.
• Szkolenie bez części praktycznej. Jeżeli uczestnik nie wykonał ćwiczenia na własnym dokumencie, nie wie, gdzie narzędzie się myli.
• Pominięcie osób spoza etatu. Przepis mówi o personelu i innych osobach działających w imieniu organizacji. Współpracownicy na umowach cywilnoprawnych też się liczą.
• Brak dokumentacji. Szkolenie, po którym nie został żaden ślad, jest w praktyce trudne do wykazania.
• Zakaz zamiast edukacji. Zablokowanie narzędzi w firmie nie zdejmuje obowiązku, bo ludzie i tak sięgają po nie na prywatnym sprzęcie, tyle że bez żadnych zasad.

Co zrobić w pierwszej kolejności

Zacznij od rozmowy z zespołami, a nie od zakupu szkolenia. Piętnaście minut z każdym działem wystarczy, żeby ustalić, kto już korzysta z AI, do czego i jakie ma wątpliwości. Ta lista jest najlepszym punktem wyjścia do programu, który realnie odpowiada na potrzeby, a nie odhacza obowiązek.

Jeżeli szkolenie ma być finansowane ze środków publicznych, sprawdź też możliwości dofinansowania. W ramach BUR, KFS i KPO można pokryć znaczną część kosztów.