AI w pracy urzędnika: co realnie zmienia i gdzie są granice

Sztuczna inteligencja weszła do urzędów wcześniej, niż powstały zasady jej używania. Ministerstwo Cyfryzacji wydało przewodnik dla administracji publicznej, który porządkuje ten temat. Poniżej to, co z niego wynika dla osoby siedzącej przy biurku.

Skąd wziął się przewodnik

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało Przewodnik po sztucznej inteligencji dla administracji publicznej. Dokument porządkuje pięć obszarów: podstawy działania AI, ramy prawne i etyczne, praktykę wdrożeniową, zagrożenia i ograniczenia oraz dostępne narzędzia.

Z badania przytoczonego w przewodniku wynika rzecz, która dobrze opisuje sytuację: około połowa badanych pracowników administracji wskazała brak wiedzy jako istotną barierę, a jednocześnie 93 procent deklaruje chęć rozwijania kompetencji w tym zakresie. Chęć jest, brakuje uporządkowanej wiedzy.

Co AI realnie robi w urzędzie

Przewodnik wskazuje zastosowania, które są dopuszczalne i przynoszą efekt od pierwszego dnia.

Praca z dokumentami

Streszczanie długich opracowań, wyciąganie kluczowych ustaleń z protokołów, porównywanie wersji dokumentu, przygotowanie notatki ze spotkania. To zadania, w których AI skraca czas najbardziej, bo polega na przetwarzaniu tekstu, który już masz.

Redagowanie pism i korespondencji

Przygotowanie szkicu odpowiedzi, uproszczenie języka urzędowego, dostosowanie tonu pisma do odbiorcy. Szkic, nie wersja ostateczna. Treść merytoryczną i podstawę prawną wskazuje urzędnik.

Wsparcie analityczne i planowanie

Porządkowanie danych, przygotowanie zestawień, wstępne rozpoznanie tematu przed właściwą analizą, przygotowanie wariantów rozwiązania do dalszej oceny.

Obsługa mieszkańców

Chatboty odpowiadające na powtarzalne pytania o godziny przyjęć, wymagane dokumenty czy procedury. Odciążają biuro obsługi z zapytań, które wracają setki razy.

Czego robić nie wolno

Tu przewodnik jest jednoznaczny.

• AI nie podejmuje decyzji administracyjnych. Może przygotować szkic albo zestawienie, ale rozstrzygnięcie i podpis należą do człowieka. Algorytm nie może być jedynym decydentem.
• Zakazane praktyki pozostają zakazane. Scoring społeczny, rozpoznawanie emocji czy zdalna identyfikacja biometryczna to zastosowania wykluczone przez AI Act.
• Brak nadzoru człowieka jest niedopuszczalny. Każdy wynik, który wpływa na sytuację obywatela, musi przejść przez ocenę osoby odpowiedzialnej.

Dane osobowe i tajemnice

To obszar, w którym najłatwiej o poważny błąd, bo zdarza się on w dobrej wierze i bez świadomości konsekwencji. Zasady z przewodnika są proste do zapamiętania.

• Anonimizuj przed wprowadzeniem. Zanim wkleisz treść do narzędzia AI, usuń imiona, nazwiska, adresy, numery spraw i inne dane pozwalające zidentyfikować osobę.
• Nie wprowadzaj danych wrażliwych do narzędzi publicznych. Dane o zdrowiu, sytuacji rodzinnej czy postępowaniach nie trafiają do darmowych czatów.
• Stosuj minimalizację. Wprowadzaj tylko ten fragment, który jest potrzebny do wykonania zadania, a nie całą teczkę.
• Sprawdź podstawę korzystania z narzędzia. Zgodność z RODO zapewnia się przez umowę z dostawcą, a nie przez założenie, że skoro narzędzie jest popularne, to jest bezpieczne.

W praktyce dobrze działa prosty podział: jedno narzędzie i jasna lista rzeczy, których nigdy się do niego nie wprowadza, wywieszona przy stanowisku.

Weryfikacja, czyli najważniejszy nawyk

Modele językowe potrafią podać nieprawdziwą informację w sposób całkowicie przekonujący. Podadzą nieistniejący przepis, pomylą numer artykułu, wymyślą orzeczenie. W pracy urzędu to nie jest drobiazg, bo taka treść trafia do pisma z pieczątką.

Przewodnik zaleca traktować wynik AI jako propozycję wymagającą oceny, a nie jako odpowiedź. W praktyce oznacza to trzy odruchy:

1. Każdy przywołany przepis sprawdzasz w źródle, zanim trafi do pisma.
2. Każdą liczbę i datę porównujesz z dokumentem, z którego miały pochodzić.
3. Przy sprawach nietypowych konsultujesz się z osobą, która zna temat, zamiast polegać na narzędziu.

Ten nawyk odróżnia zespół, który korzysta z AI bezpiecznie, od takiego, który dopiero czeka na pierwszy kosztowny błąd.

Od czego zacząć w swoim wydziale

Nie od wyboru narzędzia. Od wypisania trzech zadań, które zabierają najwięcej czasu, a nie wymagają rozstrzygnięcia merytorycznego. Zwykle są to: streszczanie dokumentów, przygotowanie pierwszej wersji pisma i przepisywanie notatek ze spotkań.

Na tych trzech zadaniach przetestuj narzędzie przez dwa tygodnie, z zachowaniem zasad ochrony danych. Dopiero potem rozszerzaj zakres. Przy okazji pamiętaj, że przeszkolenie zespołu nie jest dobrą praktyką, lecz obowiązkiem wynikającym z art. 4 AI Act.